Si hay algo en común para todos los empresarios y más para los de las PYMES, es que todos expresan que no les alcanza y no saben como obtener más, que deben lidiar con la escasez de este recurso y el mismo les resulta imprescindible para poder crecer.
A todos, les falta “tiempo” y enloquecen pensando en todo lo que deben hacer y que por culpa de la falta de tiempo no lo van a poder realizar.
Independientemente de otras cuestiones que deben estudiarse, el buen manejo del tiempo le facilitará la tarea dado que permitirá que la hora hombre mejor paga y más capacitada –la suya- sea aplicada a los verdaderos problemas -los estratégicos, donde esta en juego la supervivencia del negocio- y no a los temas menores y que pueden ser resueltos por otros sin gran significancia.
Entonces debemos:
1. Saber administrar el tiempo:
Uno de los problemas que tiene ser el Jefe (dueño, titular, presidente, etc.) es que la tarea a realizar no se encuentra dentro de un marco regulado como lo es el trabajo de todos los empleados o subordinados.
Un alumno en un colegio o universidad tiene un reglamento que establece horarios y fecha; igual situación se presenta en un empleo. Allí, la labor esta definida y pre-establecida en cuanto a responsabilidades, tareas, horarios, ausencias, etc..
Cuando uno es Jefe de uno mismo, las tareas se superponen, las prioridades se trastocan y nos invade la sensación de estar trabajando como un perro…y no avanzar nada.
A los efectos de administrar el tiempo, debe saber que aún el millonario más rico del planeta tiene al igual que Ud., 24 hs. para hacer su tarea. Quizás, una de las diferencias entre Ud. y él, es que él ha sabido aplicar su tiempo a lo importante, dejando de lado lo que no lo es; así potenció sus posibilidad de éxito haciendo que su capacidad no se desperdicie en tareas comunes.
En otras palabras sepa que su tiempo es precioso y su pérdida es irrecuperable así que aplique su tiempo a lo trascendente y que solo Ud. y nadie más que Ud., puede resolver.
2. Sepa priorizar.
Si Ud. no prioriza jamás le alcanzara el tiempo. Este es limitado, por tanto, o lo aplica a una tarea o a otra, pero a todas –ya que no es elástico- le será imposible.
Es muy fácil caer en la rutina y repetir los actos un día tras otro; pero si Ud. se detiene un momento y analiza su gestión verá que diariamente lleva a cabo tareas que no debería hacer; tareas que no le generará clientela, ni lo posicionara, que no generan valor, que bien pueden ser hechas por gente con un sueldo y capacitación baja o media.
Si diariamente se tomara un poco de tiempo (¿?) y estudiaría que hizo en el día, verá que a las tareas esenciales y trascendente casi no le dedicó tiempo alguno…porque estuvo trabajando denodadamente en las no importantes.
Priorice o …desperdicie tiempo y si posibilidad de éxito, de Ud. depende.
3. Extermine a los “roba tiempos”.
Estos son sus peores enemigos y lo trágico es que muchos de ellos los genera Ud.. La burocracia es como una enredadera, requiere de poda en forma periódica, de no ser así, se degenera y ocupa espacios hasta taparnos totalmente.
Los “roba tiempos” son todas esas actividades que lleva a cabo y que devienen en otras que en definitiva le quitan su escaso tiempo y no le reportan el beneficio compensatorio.
Interrupciones por llamadas telefónicas a su celular; reuniones interminables por temas intrascendentes; comunicaciones telefónicas; gestiones rutinarias delegables; falta de planificación; Internet (correo o chateo sin sentido o fuera de lugar); etc..
Piense que cuando Ud. es interrumpido, tarda aproximadamente 10 a 20 minutos en volver a concentrarse como lo estaba originalmente.
4. Sepa a dónde quiere llegar:
Si Ud. no tiene en claro sus objetivos, seguramente lleve a cabo actividades –generadas por Ud. mismo- para no ver que no tiene en claro sus objetivos.
El cerebro se niega a reconocer que la gestión es ineficiente e ineficaz; por eso, se llena de tareas para mostrar(se) que vive trabajando, no obstante, la pregunta es si lo que hace es lo que se debe hacer. Bueno, como uno se la pasa trabajando, suele suceder, que no tiene tiempo para responder a dicha pregunta y como mañana hay que seguir trabajando mucho, mejor dormir y eso lo vemos otro día….o nunca.
Póngase objetivos lo más definido posible y con una fecha dada. Esto le permitirá conducir su esfuerzo hacia la consecución del mismo e inconscientemente le hará ir dejando todo aquello que lo aleje del mismo.
Continúa en Parte 2
