¿Cómo planificar?

 ¿Cuándo planificar? ¿Qué planificar? ¿Cómo Planificar? ¿Cuál plan? Uff preguntas que aparecen y en gran medida se chocan con una realidad absolutamente incierta, dislocada y caprichosa como es vivir en nuestro país.

Esto, más la poca profesionalización que hay en la PyME llevan a este grupo a encarar el tema con liviandad e incluso…ni eso.

La intuición, corazonada olfato; la historia (siempre se hizo así); el esfuerzo denodado; la escasez de recursos (dinero, personal y tiempo) y por qué no, la comodidad; la cuestión es que por los motivos que sean, los planes prácticamente no existen y cuando los hay, usualmente no se los respetan, aggiornan y controlan.

La verdad es  que planificar no es fácil, no obstante, resulta imprescindible para muchas actividades del hombre, desde la lista del compras, los viajes de vacaciones, la organización de algún evento, etc., y desde ya, llevar adelante a una organización.

“Jamás llegarás al puerto deseado si dejas que el viento decida por vos”, así dicen los que saben.

Un plan es, en un comienzo, un objetivo a alcanzar y luego una serie de postulados que intentan definir el mejor camino para alcanzarlo. Visto así, la planificación da sentido, coherencia y proyección de futuro a la actividad.

Una de las diferencias entre los seres humanos y los animales es que estos últimos solo viven su presente, en cambio, nosotros construimos mentalmente el futuro, es decir, vivimos el hoy pero proyectamos, soñamos y a partir de ello, buscamos logros futuros.

El problema es que de no poner orden en esa natural condición, los acontecimientos y los terceros alteraran profundamente el devenir y con ello, es muy probable que lo deseado se vea irremediablemente alejado de la posibilidad de obtenerlo.

El acto de planificar le permite al emprendedor y a la organización en su todo, definir puntos críticos, de riesgo y trascendentes que no pueden dejarse de lado so pena de enfrentar consecuencias de alto impacto negativo en la actividad.

Estos son demarcados y así son tenidos en cuenta en cada revisión reduciendo -o al menos intentando reducir-  considerablemente la posibilidad de sus efectos.

Claro que hay personas que piensan que no vale la pena planificar donde todo es tan cambiante por el desconcierto reinante, la inflación, la crisis económica, etc..

La respuesta es sencilla, solo hay que pensar qué sentido tiene planificar en un contexto donde no hay cambios. Justamente, se planifica para reducir la incertidumbre y vaivén imperante.

La necesidad de planificación en la empresa es, entre otros aspectos,  directamente proporcional:

A la mayor turbulencia y agresividad del contexto.

A la complejidad del negocio.

Las reducidas reservas o respaldo con que se cuente.

Factor estratégico del éxito.

A la significación del perjuicio a sufrir ante el error.

El nivel de competencia reinante. 

¿Acaso no se planifica el desarrollo de los hijos en cuanto a la salud, alimentación, educación, etc…?  Así se hace dado la importancia que ellos tienen en nuestra vida; claro que no se puede digitar todo; pero aun así, jamás se dejaría que vivan o críen a la buena de Dios o en función de lo que los demás decidan.

Este caso es igual, así aquí algunos consejos que pueden serle útil:

Escribir el plan. El tenerlo en un papel de trabajo permite leerlo y re-leerlo, corregir fallas y detectar aspectos que se pudieron pasar por alto.

Definir con claridad el objetivo. Definirlo en términos cualitativos y cuantitativos. Cuanto más claro y preciso sea, más sencillo será mantener el rumbo hacia él. 

Establecer objetivos de corto plazo. Resulta más fácil alcanzarlos y esto  recompensa y motiva para el logro del siguiente. Cuanto más a largo plazo y más difícil sea; más tediosa será la tarea y  esto invita a abandonar el esfuerzo emprendido.

Focalizar la atención en los objetivos. Hay que tenerlos siempre presentes; en la medida de lo posible,  es importante verlos todos los días y preferentemente en cuanto comienza su día. Esto ayuda racional y emocionalmente a no perder energías en otras actividades.

Control periódico de los objetivos. Sin llegar a la parálisis del control excesivo, el testeo del cumplimiento de pequeños objetivos permite corregir a tiempo cualquier desviación. Solo imaginá si el boletín de calificaciones de los hijos se viera solo una vez al año y te das cuenta a qué me refiero.

Prudencia en las estimaciones. Es común ser demasiado optimista en la planificación y luego –ante las dificultades no previstas- se sobreviene la frustración con la consabida desmotivación. Lo mejor es establecer cálculos conservadores y márgenes a fin de compensar cuestiones más allá de lo pensado.

Considerar planes alternativos. Ahorraran tiempo y recursos.

A mayor plazo y complejidad que deba contemplar el plan, más difuso y poco acertado será este. Los acontecimientos, indefectiblemente, influyen y alteran lo planeado y esto hace necesario la actualización a medida que se suceden los hechos y el replanteo constante de las estrategias y tácticas que se requieren para lograr el objetivo.

Todos los involucrados deben saber lo  que se pretende alcanzar y lo que se espera de ellos. Los planes son llevados a cabo por el personal y si estos no saben hacia donde debe ir y como deben actuar, seguramente incrementarán los factores de riesgo y fracaso.

Hablar y explicar en términos simples y llanos para cada uno de los integrantes del equipo y ser permeable a sus opiniones. Si bien el líder puede tener la visión del todo y el futuro, ellos tienen una experiencia que no puede ser desaprovechada en pos de evitar errores y consecuencias.

Planificar consiste en convertir aquello que queremos lograr en aquello que debemos hacer, es decir en convertir nuestros objetivos en pasos para conseguirlos”.

Es soñar un futuro deseado y pensar las formas para materializarlo. Esto implican un sinnúmero de acciones y tareas que deberán hacerse en tiempo y forma y del respeto, control y cuidado de ellas, serán mayores o menores la factibilidad del logro buscado.

La planificación es propia de seres humanos y más de la acción empresaria. Resulta una forma de vivir la empresa y los negocios de manera profesional, es decir, actuando responsablemente en la disposición de los recursos a fin de la consecución de los fines últimos de la actividad encarada.

Y si aún no has planificado o no lo has hecho de manera seria, solo considerá lo dicho por Luís Torres…

si quieres lograr…lo que aún no has alcanzado…necesitas hacer…lo que aún no has intentado