Una organización es la yuxtaposición de una estructura formal y una estructura informal.
A la estructura formal es el esqueleto, se corresponde a las estructuras, que pensadas con anterioridad, le dan la forma a dicha organización. Así tenemos la estructura jerárquica, el sistema operativo, el sistema administrativo, etc..
De la «pirámide cargo-labor» se desprende las relaciones entre las distintas jefaturas, la corriente informativa y por supuesto la autoridad formal.
Nos es común observar que cualquier organización se encuentra poblada por un conjunto de hombres con diversas jerarquías y funciones.
Es así que vemos interactuar al Presidente de la compañía, al Gerente General, a los distintos gerentes, jefes, etc.. Muchos individuos, todos con tareas disímiles.
Pero qué tienen en común dichos hombres
La tarea que lleva a cabo un «administrador» ha sido descripta en innumerables escritos, no obstante, me parece que un repaso de dichas tareas puede ser beneficioso a fin de poder calibrar nuestro accionar como ejecutivo.
Existen 11 grandes cuestiones que debe atender todo administrador, las mismas son:
- Representación.
Esta función tiene que ver con la definición pura de la autoridad formal.
Una organización esta constituida por un grupo de hombres y como consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol de vocero, de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad. El «administrador» en todo momento esta representando a la organización.
Por tal razón, todo acto o proceder del ejecutivo; independientemente de la consecuencia que de ellos se pretende; son un modelo que el contexto analiza y utiliza en la elaboración de los juicios de valor para con el individuo que los realiza y de la organización donde él se encuentra involucrado.
- Liderazgo.
El administrador es el responsable directo del logro de los objetivos que la organización se ha planteado. Para ello se le brinda de los recursos necesarios, entre los cuales (constituyéndose en el más importante) se lo responsabiliza por la conducción de un grupo de hombres.
El deberá conducir la labor de la organización en pos de la consecución de los objetivos propuestos, por tal, él debe liderar la operatoria.
Aquí debemos recordar que la «organización formal» dota al administrador de «autoridad» y así dicho hombre se convierte en «jefe». En este punto estamos hablando de tal asignación pero reconociendo que el ideal de todo jefe es constituirse en un verdadero «líder»; es decir, disponer de la autoridad que otorga la organización informal.
Aquel administrador que en su figura se yuxtaponga la «jefatura» y el «liderazgo» tendrá el 100 % de la conducción del grupo dado que hará uso «autoridad» que le otorga la jerarquía formal y el «poder» que se desprende del liderazgo del grupo social.
- Planificador.
Este es un rol fundamental dentro de la organización, por consiguiente, se requiere de una visión integradora y del más alto nivel para llevarla a cabo.
Se refiere a la capacidad de coordinación en el tiempo de los recursos disponibles (actuales y futuros; materiales, humanos e intangibles) en función de las necesidades operativas en directa relación a de los objetivos deseados
De no cumplimentar dicha gestión, la organización, se encontraría actuando en forma reactiva (reacciona en función del estímulo directo) y no pro-activa; lo que conlleva una relativa lentitud en su respuesta y vulnerabilidad dado la dependencia al estímulo exterior.
La planificación requiere la interpretación de las necesidades operativas y estratégicas y la disposición de los medios para satisfacer a las mismas.
Solo aquel que se encuentra en el centro neurálgico de la organización, que tiene acceso del conocimiento de las capacidades y limitaciones de su estructura y que se encuentra en contacto con el entorno puede llevar a buen término esta tarea. El «administrador» es el único hombre que tiene dicha capacidad.
- Enlace.
Muchas veces en diversas películas de guerra se ve a un Oficial que cumple la función de «Oficial de Enlace» operando en otra fuerza a los efectos de ser un elemento de comunicación y coordinación.
El administrador ocupa gran parte de su tiempo oficiando de «hombre de enlace» con el contexto.
La empresa se encuentra constituida por muchas personas. La gran mayoría de ellas tiene su epicentro de acción dentro de la organización; su cabeza está en su escritorio, con sus papeles y obligaciones funcionales.
El ejecutivo, además de sus tareas operativas, tiene la responsabilidad de desarrollar y mantener un fluido contacto con el contexto. El objetivo perseguido no es otro que permitir a la empresa cambiar e inter-relacionarce con el mundo que la rodea.
- Base de Datos e Centro de Información.
El administrador es un cazador de datos e información. Su figura se asemeja a un pulpo donde cada información; al margen si es formal o informal; escrita, verbal o por otro medio; solicitada u ocasional e incluso una simple especulación; se convierte en una presa codiciada para su apetito voraz.
Su puesto es un importante centro neurálgico de donde emanarán las decisiones que le permitirán a la organización competir e intentar cumplir con sus objetivos; ergo, la información es el combustible indispensable de tal gestión. De la cantidad, oportunidad y calidad de ella dependerá en gran parte el éxito.
- Distribuidor.
La información que dispone en «administrador» no es para su exclusivo uso. Dicho elemento es un recurso invalorable solo cuando es utilizado convenientemente por el o los individuos asignados para tal tarea.
Por ende, el administrador debe saber distribuir la información que recolectó a la organización en su todo considerando para ello las particularidades de cada sector e individuo y la función que los mismos deben cumplir dentro del plan maestro.
El administrador debe compartir y brindar la información a sus colaboradores director e indirectos sabiendo que de no ser así le estaría quitando capacidad de respuesta a su empresa.
Nadie mejor que él tiene la capacidad para capturar los datos del entorno, los miembros de la organización, en mayor o menor medida, les resulta dificultoso o poco transparente la visualización de la problemática exterior y cómo se interpreta ésta a la luz del «plan estratégico».
- Vocero.
Como consecuencia directa de los puntos anteriores, el «administrador», se constituye en el vocero oficial de la compañía.
La voz de le organización, el hombre con quien hablar, negociar, acordar.
Su voz es escuchada por la comunidad, más allá de su componente personal, como la palabra de la empresa a la que representa. Es en la voz del administrador una de las formas de comunicación de la organización.
El poder de influencia que ejerce el CEO de cualquier empresa se debe a esto y no tanto a sus intrínsecas características de personalidad.
- Intrapreneur.
El «administrador» es una topadora que quiebra conformaciones petrificadas por el tiempo que solo le indican que «no» se puede hacer aquello; que «no» se tiene el presupuesto necesario; que «no» es lógica tal o cual medida; que el mercado «no» va a responder; etc..
El «administrador» es un soñador que embriaga a la organización con su sueño, le hace desear alcanzarlo, los motiva para poner en funcionamiento los procesos y los anima en el esfuerzo cotidiano.
Para ello el «administrador» debe compartir sus pensamientos y permitir enriquecer los mismos mediante la participación de sus colaboradores.
Así mismo muchas veces debe modular su plan en pequeños proyectos que son llevados a cabo en forma paralela o en diferentes tiempos a fin de hacerlos alcanzables y en la sumatoria de metas obtenidas lograr la satisfacción de los objetivos máximos.
- Administrador de conflictos.
La organización; al igual que los seres humanos; es encuentra en un proceso de cambio y dentro de un contexto igualmente cambiante. Esto origina un constante flujo y reflujo de estímulos (positivos y negativos); en otras palabras, vemos que la organización vive una continua crisis dado que la modificación del status quo es lo único que se mantiene fijo.
Estas crisis dar fundamento a los conflictos, que no son otra cosa que la puja entre intereses contrapuestos o factores de poder de distinta especie.
Dichos conflictos no se generan por la incapacidad o ignorancia del administrador de turno, hecho que permite que la cuestión se torne de tal magnitud que alcance proporciones críticas; aún al administrador más capaz y habilidoso les resulta imposible anticiparse a todas las consecuencias de las acciones o decisiones que encaran.
No existe organización en el mundo, que pueda prever todas las variables y contingencias posibles (Teoría de la Racionalidad Limitada); por tal, todo administrador invierte una gran parte de su tiempo en dar solución a los conflictos.
De no cumplirse con tal misión, la organización caería en un profundo caos que la paralizaría y desintegraría por completo, impidiendo así el logro de los objetivos propuestos.
- Facilitador de recursos.
Esta función tiene dos grandes aristas. La primera es la definir y asignar los recursos para cada unidad. La segunda es la de estar atento y predispuesto a facilitar cualquier otro recursos que los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misión.
La errónea asignación de recursos o el escatimar los mismos solo permiten asegurar el fracaso de la organización.
- Negociador.
Una gran parte del tiempo disponible del «administrador» estará comprometido con la «negociación».
Dado que es él la persona que puede disponer de los recursos de la organización el peso de la negociación siempre pasará por sus hombros.
Por tanto, dicha gestión pasa a ser una rutina de la función.
La negociación podrá ser con factores externos o internos, por problemas estratégicos o aparentemente menores, no obstante, todo aquello que comprometa en todo o en parte a la organización es responsabilidad del «administrador», por ende, él estará comprometido en la resolución del conflicto.
Las funciones que antes detallamos, no pretende ser un listado acabado de las innumerables tareas que realiza un «administrador» en una organización moderna.
El concepto de «administrador» clásico ya caducó. Este se asocia a la idea de mantener un esquema dado en el tiempo. Hoy estamos hablando de una función eminentemente dinámica, competitiva y exigente.
El «administrador» actual se debe asociar al Capitán de buque en el medio de una violenta tormenta, donde además de lidiar con la problemática interna de su organización debe evaluar el contexto y tomar decisiones que lleven a su nave al puerto (objetivo) deseado.
Ninguna función dentro de la organización tiene la importancia como la del «administrador». Es él único responsable de llevar a destino a la empresa.
