Parafraseando a grandes autores hago alusión a una realidad de la mayoría de las empresas y fundamentalmente de las PyME.
En dicho grupo se observa una planificación en grado ínfimo o bien una gran liviandad en los procesos de planeación y control.
La intuición, corazonada olfato; la historia (siempre dio resultado de esta manera); el esfuerzo denodado; la escasez de recursos (dinero, personal y tiempo) y por qué no…la comodidad. La cuestión es que por los motivos que sean los planes…cuando los hay… usualmente no se cumplen, fallan y fracasan y ello implica costos que muchas veces definen la continuidad o no del emprendimiento.
Es demasiado común ver como las previsiones son equivocadas y que los tiempos estimados son rara vez acertados, independientemente de la capacidad y capacitación de las personas encargadas de llevar a cabo la planificación.
¿Pero por qué se presenta esta situación?
En principio, me atrevo a decir que en gran medida esto se debe a que la planificación no es una tarea sencilla. Comenzando por el hecho que los hombres tenemos negado la posibilidad de ver el futuro y a eso debemos sumarle el hecho que resulta extremadamente difícil considerar la multiplicidad de variables que se conjugan en los procesos en un contexto complejo y virtualmente volátil como el actual.
Si todavía debemos volcarlo en un papel y que la realidad acompañe lo pensado…creo que resulta un poco ilusorio el suponer un alto grado de éxito en la tarea.
Dicho esto, parece todo resuelto, no obstante, bajo ningún aspecto pretendo hacer con esto un alegato a favor de vivir el momento sin considerar planificación alguna. Lejos esta mi posición de tal pensar.
La realidad nos dicta que el planificar es una tarea difícil y extenuante, no obstante, resulta imprescindible a la hora de llevar adelante la organización.
Jamás llegará al puerto deseado si deja que el viento decida por Ud. ya que no se puede llegar a donde no se pretende ir.
Un plan es, en un comienzo, un objetivo a alcanzar y luego una serie de postulados que intentan definir el camino para alcanzar a este. Visto así, la planificación le da sentido, coherencia y proyección de futuro a la actividad diaria.
Si bien somos seres que vivimos el hoy y ahora, en forma constante y sin siquiera desearlo; vivimos proyectando, soñando y buscando logros futuros.
El problema es que de no poner orden en esa natural condición, los acontecimientos y los terceros alteraran profundamente el devenir y con ello, es muy probable que lo deseado se vea irremediablemente alejado de la posibilidad de obtenerlo.
El acto de planificar le permite al emprendedor y a la organización en su todo, definir puntos críticos, de riesgo y trascendentes que no pueden dejarse de lado so pena de enfrentar consecuencias de alto impacto negativo en la actividad.
Estos son demarcados y así son tenidos en cuenta en cada revisión reduciendo -o al menos intentando reducir- considerablemente la posibilidad de sus efectos.
La necesidad de planificación en la empresa es, entre otros aspectos, directamente proporcional:
• A la mayor turbulencia y agresividad del contexto.
• A la complejidad del negocio.
• Las reducidas reservas o respaldo con que se cuente.
• Factor estratégico del éxito.
• A la significación del perjuicio a sufrir ante el error.
• El nivel de competencia reinante.
¿Acaso Ud. no planifica el desarrollo de sus hijos en cuanto a la salud, alimentación, educación, etc…? Así lo hace dado la importancia que ellos tienen en su vida; claro que en tal situación no puede digitar todo…e incluso no sería bueno, pero aún así, jamás dejaría que vivan o críen a la buena de Dios o en función de lo que los demás decidan.
Este caso es igual, la empresa puede asemejarse a un hijo (máxime cuando hablamos de PyMEs) que debe cuidar todo líder y de ello se deviene que debe procurarse el cuidado de los pasos futuros a seguir.
Algunos consejos que pueden serle útil:
1. Escriba su plan. El tenerlo en un papel de trabajo le permitirá leerlo y re-leerlo, corregir sus fallas y detectar aspectos que pudieron pasar por alto. Los ingenieros y arquitectos ya hace muchos años que saben de la ventajas de corregir errores en un papel antes que en los hechos.
2. Defina con claridad cuál es el objetivo. Trate de definirlo en términos cualitativos y cuantitativos. Piense que cuanto más claro y preciso sea este más sencillo será para mantener el rumbo hacia él.
3. Establezca objetivos de corto plazo. Resulta más fácil el alcanzarlos y esto lo recompensará y motivará para el logro del subsiguiente. Cuanto más a largo plazo y más difícil serán; más tediosa resultará la tarea y esto lo invitará a abandonar el esfuerzo emprendido.
4. Focalice su atención en los objetivos. Téngalos siempre presentes; en la medida de lo posible busque la manera de verlos todos los días y preferentemente en cuanto comienza su día. Esto lo ayudará desde su parte racional e inconsciente a no perder energías en otras actividades que son ajenas a estos y, le permitirá aplicarse en la consecución de los mismos.
5. Defina una agenda donde se exija el control periódico de los objetivos ya definidos. Sin llegar a la parálisis del control excesivo, el testeo del cumplimiento de pequeños objetivos le permitirá corregir a tiempo cualquier desviación que se imponga. Piense en el boletín de calificaciones de sus hijos….se imagina si solo controla su evolución una vez por año?
6. Sea prudente en sus estimaciones. Es común ser demasiado optimista en la planificación y luego –como siempre hay dificultades no previstas- se sobreviene la frustración con la consabida desmotivación. Establezca guarismos conservadores y márgenes de maniobra a fin de compensar cuestiones más allá de lo pensado.
7. En la medida de lo posible considere planes alternativos. Le ahorrarán tiempo y recursos.
8. Tenga presente que cuanto mayor sea el plazo y complejidad que debe contemplar el plan, más difuso y poco acertado será este. Un plan es una línea de trabajo que en exige el ser ajustado a medida que se van sucediendo los hechos. Los acontecimientos, indefectiblemente, influyen y alteran lo planeado y esto hace necesario el replanteo constante de las estrategias y tácticas que se requieren para lograr el objetivo.
9. Asegúrese que todos los involucrados en el mismo tengan en claro que se pretende alcanzar y lo que se espera de ellos. Los planes son llevados a cabo por su personal y si estos no saben hacia donde debe ir y como deben actuar, seguramente, incrementarán los factores de riesgo y fracaso.
10. Hable y explique en términos simples y llanos en relación a cada uno de los integrantes de su equipo y sea permeable a sus opiniones y puntos de vista. Piense que, si bien la visión del todo y el futuro puede ser suya, ellos tienen una experiencia que no puede ser desaprovechada en pos de evitar errores y consecuencias.
“Planificar consiste en convertir aquello que queremos lograr en aquello que debemos hacer, es decir en convertir nuestros objetivos en pasos para conseguirlos”.
Es soñar un futuro deseado y las pensar las formas para materializarlo. Esto implican un sinnúmero de acciones y tareas que deberán hacerse en tiempo y forma y del respeto, control y cuidado de ellas serán mayores o menores la factibilidad del logro buscado.
La planificación es propia de la vida humana y más de la acción empresaria. Resulta una forma de vivir la empresa y los negocios de manera profesional, es decir, actuando responsablemente en la disposición de los recursos a fin de la consecución de los fines últimos de la actividad encarada.
Si Ud. es de aquellos que aún no ha planificado o no lo ha hecho de manera seria, solo tenga en cuenta lo dicho por Luís Torres…
“si quieres lograr…lo que aún no has alcanzado…necesitas hacer…lo que aún no has intentado”
