Según Servan Schrfeiber «es aquello que mide una transformación» y continúa diciendo «el tiempo, para los humanos constuye un recurso no renovable que puede perderse y jamás ganarse, pero que siempre puede ser mejor aprovechado».
El pensamiento económico nos dice que «el principio de escasez» le otorga el valor económico a las cosas; no obstante; a juzgar por lo que se ve en la vida de la mayoría de los ejecutivos de nuestro país no parece que dicho principio tenga incumbencia en este aspecto.
Es probable que los hombres todavía no seamos conscientes de la finitud de nuestra estadía en el mundo o bien puede suceder que el vivir corriendo hacia el tener nos impida ver si realmente estamos transitando por el camino o procedimiento correcto.
Cualquiera sea la razón, el caso es que tanto en el aspecto estrictamente personal como en el campo empresarial el tiempo como elemento de valor no es suficientemente valorado, si no fuera así no se comprende la lamentable pérdida de éste o en el mejor de los casos la incorrecta e ineficiente utilización del mismo.
Sorprendentemente, la pérdida del tiempo es uno de los elementos que mayor frustración origina en el hombre moderno, el dinero sigue tras él.
Sólo es necesario recordar que el tiempo no es un elemento stockeable para dar cuenta del cruento error que todos cometemos usualmente.
En el mundo moderno el buen uso de las herramientas del management representa la posibilidad del desarrollo de la ventaja competitiva; el elemento diferenciador por excelencia. La ventaja que representaba la tenencia de elementos estructurales o estáticos ya dejó de ser tal. La velocidad del cambio y los diversos componentes del contexto económico actual así lo exigen.
Si el párrafo anterior esta signado por la verdad, entonces debemos reconocer que el tiempo se constituye en un elemento preponderante y de máxima importancia dado su participación dentro de tal esquema de pensamiento.
Para darnos cuenta si estamos o no usando bien nuestro tiempo en útil el usar el test «de los seis meses de vida» (Servan Schreiber). Imagine (espero que no sea supersticioso) que por cualquier razón sólo le quedan 6 meses de vida; intégrese y posiciónese en dicho pensamiento, luego vera que le asaltan múltiples ideas de cosas que no puede dejar de hacer. Luego, cabe la pregunta si el transcurrir de su vida es concordante a tal fin. Si la realidad no es lo que debiera creo que es hora de trabajar en la reestructuración de su vida.
Quizás por ello es que hoy más que nunca toma renovado vigencia aquello de «no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy».
Cuando se estudia cúal es el uso del tiempo por la mayoría de la gente nos entristecerá el ver como la mayoría de las personas no tienen la menor idea del recurso que desperdician, lisa y llanamente no tienen consciencia.
La cuestión no es convertirse en una máquina, sino lo contrario, la idea es comportarnos como lo que somos, seres pensantes.
Sólo el ser humano tiene «consciencia de ser» (los animales existen pero no tienen la capacidad para saberse existentes); por tal, tiene una obligación superlativa en cuanto al desarrollo y su fin último. Un robot puede utilizar bien el tiempo o no, depende de su programación; el hombre por su condición, no puede desperdiciar o mal usar el tiempo.
Todo hombre que halla llegado al verdadero éxito, que halla llegado a la felicidad (en términos posibles) inexorablemente ha hecho un reconocimiento de lo hablado y ha obrado con habilidad e inteligencia en el arte de la administración del tiempo a la luz de sus objetivos de vida (pudiendo ser el económico uno de ellos).
Cabe aclarar que cuando se habla de «perder el tiempo» no me refiero al uso del mismo en el sano esparcimiento o ocio bien entendido. Esto es necesario para la salud mental del hombre y de ellos también depende la capacidad creativa y productiva del individuo.
La «perdida de tiempo» esta referida a la no utilización del mismo en directa relación con la consecución de los objetivos trasendentes de cada persona.
El no reconocimiento de tal práctica, el querer ignorarlo, es un error fundamental que no debe permitirse. El no admitir el error resulta en la no-corrección del problema y el tiempo pasa y la vida con él.
La correcta disposición del tiempo no puede ni debe ser una actitud espontánea y/o intermitente, debe ser un proceso habitual, de no constituirse en una rutina no será un elemento productivo en su concepción más amplia.
Ahora bien, la correcta administración del tiempo es cuando aplicamos al mismo a las actividades prioritarias. Para ello es imprescindible entrenarse concienzudamente en la difícil tarea de la categorización y discriminación de las actividades.
La fórmula para no ceder bajo la presión que implica en factor tiempo es considerar que el mismo esta vinculado con el rendimiento y la productividad y si se incrementa éste, también se aumentará el tiempo disponible.
Perfeccionando las técnicas atinentes a la administración del tiempo se estará actuando en directa relación con el incremento del rendimiento y la productividad.
Los ladrones de tiempo más comunes son:
· Llamadas telefónicas imprevistas o largas en exceso.
· Gente o colegas que se presentan sencillamente a conversar.
· Visitas (clientes o proveedores) que se presentan de improviso.
· Ineficiencias del personal o colaboradores.
· Almuerzos de trabajo, acompañamiento a visitantes extranjeros.
· Reuniones en demasía, o extremadamente largas.
· Gestiones personales o compromisos de orden familiar.
· Objetivos o prioridades no definidos o poco claros.
· Falta de planificación.
· Falta de plazos.
· Perfección y detallismo obsesivo.
· No saber decir «no».
· Superposición de responsabilidades.
· Intereses confusos o contrapuestos.
· Falta, exceso o deficiente información.
· Agotamiento físico y/o mental.
«Quien quiera estar entre los mejores en algún terreno, debe aceptar -por falta de tiempo- ubicarse entre los menos buenos en otros» (Servan-Schreiber)
«Las horas decisivas establecen la diferencia y son aquellas en las que estamos solos para reflexionar, estudiar, prever e incluso crear» generalmente aquellas que no registramos en nuestra agenda como compromiso a satisfacer.
No obstante, es importante tener en claro que no siempre el avanzar representa la correcta utilización del tiempo. La capacidad de utilización de éste se verá notablemente incrementada también cuando sepamos cuando detenernos. En términos futbolísticos «detener la pelota para mirar la cancha» es lo que permite armar el juego y llevar a cabo la acción ofensiva.
El saber detenerse en la actividad permitirá sopesar la realidad circundante y así poder planificar las acciones posteriores a dicho momento. Aunque a la mayoría de la gente le parezca que el tiempo dedicado a la planificación es tiempo desperdiciado, un verdadero profesional sabe que uno de los más importantes atributos positivos de la planificación es justamente lo contrario.
El ahorro en tiempo y demás recursos que permite el anticiparse a los hechos y potenciales errores no es comparable con el costo que implica el afrontarlos. De no creer esto sólo intente ir a una localidad del interior del país sin ver las rutas y accesos en mapa alguno.
El adelantarnos mentalmente al tiempo origina tres cuestiones fundamentales a los efectos del progreso y ahorro del tiempo: 1) incentiva el «deseo» de los partícipes de la planificación dado que les proporciona la concreción mental del objetivo; 2) permite el evitar errores y sus consecuencias; y 2) facilita la consecución de los objetivos mediante la eficiencia del proceso.
El concepto de planificación es bien conocido y al alcance de todos. Al menos (en la mínima expresión en lo que se refiere a planificación) cualquiera dispone de una simple agenda, no obstante, la mayoría no la usa.
A dicho fin le sugiero considerar la adopción de una simple planilla que lo lleve al reordenamiento de sus actividades sobre la base de la importancia relativa de las mismas dentro de su contexto particular.
A continuación le acerco un modelo base el cual puede ser sencillamente adaptado a su realidad.
La «Planilla de Organización de Tiempos» se divide en 4 partes o secciones.
1. Temas de Importancia y/o Urgentes a ser tratados en el día.
a. Reuniones o entrevistas.
b. Llamados telefónicos.
c. Seguimiento de temas anteriores.
d. Cuestiones personales.
2. Temas de Importancia a ser tratados en la semana.
a. Reuniones o entrevistas.
b. Llamados telefónicos.
c. Seguimiento de temas anteriores.
d. Cuestiones personales.
3. Temas en Estudio.
4. Temas a incluir en «Planillas» futuras.
Según la actividad y situación esta planilla deberá adaptarse en cuanto a su tamaño, contenido, ventana de análisis, etc..
Cualquiera sea el caso, aplicación, modificación o no del modelo, lo que Ud. no debe hacer es seguir perdiendo el tiempo.
En su capacidad para el manejo del tiempo se manifestará el elemento diferenciador para con sus pares.
Estamos ante una competencia extremadamente difícil; todos los participantes tienen el mismo recurso escaso, el tiempo, todos desconocen cuanto (cantidad) disponen de él, el resultado estará signado por aquel que marque el mejor aprovechamiento del tiempo en virtud de sus objetivos personales y sociales. El premio, al margen del éxito relativo alcanzado, será haber vivido una vida intensa y no que la vida lo halla vivido intensamente.
